Inloggen portaal
De Jaarplanning: Hebben jullie hem al?

De Jaarplanning: Hebben jullie hem al?

Jaarcyclus ofwel de jaarplanning; een belangrijk onderdeel voor een kwaliteitsmanagementsysteem en ook geldend voor organisaties met een ISO9001 certificaat. In dit artikel leggen we uit wat deze cyclus inhoudt en hoe en wanneer je het als organisatie kan inzetten.

Structuur en overzicht voor de organisatie

De jaarplanning van een organisatie zorgt voor structuur en overzicht. Het geeft duidelijkheid en richting over de jaarlijkse activiteiten. Bekende jaarplanningen zijn de budgetbepalingen of de jaarplancyclus. Een voorbeeld: Vanaf september/oktober starten de budget gesprekken, wordt er teruggekeken op afgelopen jaar en formuleert de organisatie haar nieuwe budgetten per afdeling.

Zo geldt er ook een jaarplanning voor kwaliteitsmanagement. Dit wordt vaak gecombineerd met het opstellen van de jaarplannen. Het zorgt voor een continue verbetercultuur binnen de organisatie en deze planning geeft sturing aan de organisatie.

Hoe stel je deze jaarplanning op?

Om te voorkomen dat je aan het einde van het jaar de kwaliteitsdoelstellingen niet hebt gehaald wil je tussentijds monitoren en zo nodig bijsturen. Om deze tussentijdse monitoring te laten plaatsvinden is een ritme nodig, een cyclus waarin gemeten wordt.

De volgende activiteiten behoren tot deze jaarplanning:

  • Klanttevredenheidmonitoring;
  • Klachtenanalyse;
  • Procesbeheersing (interne audits);
  • Kwaliteitscontroles;
  • Risicoanalyse;
  • Contextanalyse;
  • Medewerkerstevredenheid;
  • Directiebeoordeling / managementreview;
  • Voorgang van het verbeterregister;
  • etc.

Een jaarplanning geeft overzicht over deze cycli. De directie stelt deze jaarplanning op middels de benoemde onderdelen. Zij dragen zorg voor het besturen van de organisatie, daarom is het de taak van directie om deze planning vorm te geven zodat dit geïntegreerd wordt binnen de organisatie.

De valkuilen van een jaarplanning

Er schuilen diverse valkuilen achter deze jaarplanning. Als de jaarplanning niet (tijdig) geïmplementeerd wordt in de organisatie kan dit zorgen voor vertraging bij het aanleveren van de diverse rapportages. Hierdoor kan bijsturen en verbeteren te laat van start gaan.

Nog een valkuil is het creëren van een papieren tijger. Hou de jaarplanning overzichtelijk, kort en bondig.

Zorg voor eigenaarschap, weet wie verantwoordelijk is voor de diverse onderdelen van deze jaarplanning.

Wil jij de template voor deze jaarplanning ontvangen? Klik hier! 

Wil je meer weten? Of heb je behoefte om eens te sparren? Neem gerust contact met me op of kijk op mijn LinkedIn pagina.

Kwaliteitsmanagement. Lekker belangrijk.

Kwaliteitsmanagement. Lekker belangrijk.

Een tijdje geleden startte ik bij een van mijn klanten en had ik een kennismakingsgesprek met een van de MT-leden. Ik liep zijn kantoor binnen, schudde hem de hand en kreeg direct te horen: “Ik heb hier niet veel tijd voor, ik heb wel iets beters te doen. Nee, iets veel beters.” Letterlijk zijn woorden.

Inmiddels ben ik dit wel gewend in mijn adviseurswerk, gelukkig vind ik dit soort gesprekken juist boeiend. De oorzaak is namelijk snel gevonden waarom kwaliteitsmanagement nog niet zo’n aandacht krijgt binnen deze afdeling. Maar is dat hem aan te rekenen? Ik ben overtuigd van niet. Ik denk dat het hem ontbreekt aan kennis en informatie over wat het hem kan opleveren.

“ISO normen kosten vooral veel tijd.” 

ISO-normen worden vaak als ’taai’ en ‘veel papierwerk’ gezien. Zo ook door deze manager. Hij was overtuigd dat hij de auditgesprekken zo door zou komen. Ik stelde hem de vraag: “Wat vind je wel belangrijk binnen je afdeling?” Hij antwoorden: “Gewoon, de business draaien en geld verdienen, dat gaat al jaren goed!”

Vanuit zo’n gesprek start ik meestal met data inzicht, hoe monitor je je business? Wat zegt deze data? Want datakwaliteit raakt ook kwaliteitsmanagement. Uiteindelijk is het vanuit daar ook te koppelen aan efficiëntere processen, betere overlegstructuren en heldere kwaliteitsdoelstellingen.

Dus, als ‘business draaien en geld verdienen’ je drijfveren zijn dan wil je vooral dat je zeer efficiënte processen hebt zodat je meer geld overhoudt onder aan de streep. Ook wil je je faalkosten tot het minimum beperken. Dit beperk je door first-time-right controles, beperking van het aantal klachten en het meten van klanttevredenheid. Dit is precies het vakgebied van kwaliteitsmanagement. Mooi hè! 

Ik ben overtuigd dat je met kwaliteitsmanagement kan streven naar een optimaal, klantgericht en gezond bedrijf.

Hoe is kwaliteitsmanagement bij jou in de organisatie ingericht? Krijgt het voldoende aandacht? Binnenkort deel ik tips om kwaliteitsmanagement in de gehele organisatie in te bedden. Volg me via LinkedIn of houd de site in de gaten.  

Stakeholderanalyse volgens ISO 9001: Gebruik van de DESTEP-analyse

Stakeholderanalyse volgens ISO 9001: Gebruik van de DESTEP-analyse

Een essentieel onderdeel van ISO 9001 is het begrijpen en beheren van de behoeften en verwachtingen van stakeholders. Een stakeholderanalyse is een waardevol instrument om dit te bereiken. In dit artikel zullen we ingaan op het belang van een stakeholderanalyse volgens ISO 9001, en hoe je de DESTEP-methode kunt gebruiken om dit proces te vergemakkelijken.

Belang van een Stakeholderanalyse volgens ISO 9001:

Een stakeholderanalyse is een systematisch proces waarbij de belanghebbenden van een organisatie worden geïdentificeerd en geanalyseerd. Volgens ISO 9001 moet een organisatie de behoeften en verwachtingen van haar stakeholders begrijpen om een effectief kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten. Dit omvat zowel interne als externe belanghebbenden, zoals klanten, medewerkers, leveranciers, regelgevende instanties en de gemeenschap waarin de organisatie opereert. Door middel van een stakeholderanalyse kan een organisatie hun belangen, behoeften en invloed identificeren, wat helpt bij het vaststellen van passende strategieën en acties.

 

Gebruik van de DESTEP-methode:

De DESTEP-methode is een handig hulpmiddel bij het uitvoeren van een stakeholderanalyse. DESTEP staat voor Demografisch, Economisch, Sociaal-cultureel, Technologisch, Ecologisch en Politiek-juridisch. Deze factoren bieden inzicht in de externe omgeving van een organisatie en helpen bij het identificeren van belangrijke stakeholders en hun verwachtingen.

  1. Demografisch: Analyseer demografische kenmerken van de stakeholders, zoals leeftijd, geslacht, locatie, enzovoort. Dit kan relevant zijn om verschillende klantensegmenten te identificeren of om te begrijpen hoe regelgeving van invloed kan zijn op specifieke groepen.
  2. Economisch: Onderzoek economische factoren, zoals de koopkracht van klanten, concurrentiekrachten en markttrends. Dit helpt bij het identificeren van belangrijke zakelijke stakeholders en economische verwachtingen.
  3. Sociaal-cultureel: Analyseer sociaal-culturele factoren, zoals normen, waarden, levensstijl en attitudes van de belanghebbenden. Dit kan helpen om de behoeften en verwachtingen van klanten, werknemers en andere betrokken partijen beter te begrijpen.
  4. Technologisch: Identificeer technologische ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de stakeholders en hun verwachtingen. Dit omvat bijvoorbeeld de acceptatie van nieuwe technologieën en de impact ervan op bedrijfsprocessen.
  5. Ecologisch: Bestudeer milieufactoren en duurzaamheidskwesties die van invloed kunnen zijn op de stakeholders en hun verwachtingen. Het begrijpen van milieuproblemen en de bereidheid van stakeholders om duurzame praktijken te ondersteunen, is cruciaal bij het vormgeven van het kwaliteitsmanagementsysteem.
  6. Politiek-juridisch: Analyseer politieke en juridische factoren die van invloed kunnen zijn op de stakeholders en hun verwachtingen. Dit omvat wet- en regelgeving, overheidsbeleid en politieke besluitvorming die relevant zijn voor de activiteiten van de organisatie.

 

Door het systematisch onderzoeken van deze DESTEP-factoren, kunnen organisaties een diepgaand inzicht krijgen in hun externe omgeving en de stakeholders die daarbij betrokken zijn. Dit stelt hen in staat om effectieve strategieën te ontwikkelen en acties te ondernemen om aan de behoeften en verwachtingen van stakeholders te voldoen, zoals vereist door ISO 9001.

 

Conclusie:

Een stakeholderanalyse is van essentieel belang voor het opzetten en onderhouden van een effectief kwaliteitsmanagementsysteem. Door gebruik te maken van de DESTEP-methode kunnen organisaties een grondig inzicht krijgen in de externe omgeving en de belangrijkste stakeholders identificeren. Het begrijpen van demografische, economische, sociaal-culturele, technologische, ecologische en politiek-juridische factoren stelt organisaties in staat om de behoeften en verwachtingen van stakeholders te begrijpen en passende strategieën te ontwikkelen. Door middel van een stakeholderanalyse kunnen organisaties proactief inspelen op de eisen van stakeholders en een positieve relatie met hen onderhouden, wat uiteindelijk bijdraagt aan het succes en de groei van de organisatie.

Meer weten? Of heb je nog vragen? Stuur me gerust een berichtje via dit contactformulier.

 

Top 10 Waarom ISO9001?

Top 10 Waarom ISO9001?

10 belangrijke redenen waarom ISO9001

meerwaarde toevoegt aan uw organisatie

  1. Met een ISO9001 certificaat toont de organisatie aan dat u in staat bent om producten/diensten te leveren die aan de behoeften van de klant voldoet.
  2. Het helpt de organisatie om (nog) beter te presteren in deze dynamische en snel veranderende omgeving.
  3. Het helpt om kwaliteitsmanagement een nog centralere plek te geven en te integreren in de strategie van de gehele organisatie.
  4. Het geeft handvatten om kwaliteitsmanagement in te bedden in de standaard bedrijfsprocessen.
  5. Het biedt de organisatie een systematische aanpak voor beheersing en verbetering van bedrijfsprocessen.
  6. Als de bedrijfsprocessen op orde zijn kan de organisatie kwaliteit garanderen richting de klant.
  7. Door continue kwaliteitsverbeteringen kunnen kosten worden bespaard en toekomstige onnodige kosten worden voorkomen.
  8. ISO9001 toetst hoe goed de organisatie in speelt op de eisen en wensen van de klanten. Hiermee vergroot u uw marktaandeel.
  9. Goede beheersing van kwaliteitsrisico’s verminderen de kans op garantieclaims, klachten en aansprakelijkstellingen.
  10. De organisatie is sneller wendbaar en kan goed inspelen op de markt met verbeterde producten/diensten.

Wil je weten hoe je ISO9001 gecertificeerd kan worden? Of heb je nog vragen? Stuur me gerust een berichtje via dit contactformulier.

 

ISO9001 wijzigt door herziening HLS

ISO9001 wijzigt door herziening HLS

Per 2025/2026 wijzigt de ISO9001. Dit vertelde Nigel Croft (chair JTCG) tijdens het NEN-webinar op 18 mei 2021. Hierin werd de nieuwe HLS toegelicht. In mei werd namelijk de nieuwe HLS (nu HS: Harmonized Structure) gepubliceerd.

Wat hebben de ISO9001 en de HLS met elkaar te maken? 

De HLS staat voor de High Level Structure en vormt een algemene basis voor de inrichting van de managementsystemen. De HLS bevat kerneisen waaraan alle managementsysteemnormen aan moeten voldoen. Zo ook de ISO9001. Deze eenduidige structuur vergemakkelijkt het integreren van managementsystemen.

Plug-in Model

De managementsysteemnormen zijn ontwikkeld volgens het zogenoemde ‘Plug-in model’. In dit model sluiten de managementsysteemnormen aan op een set ‘kerneisen’ die voor al die normen hetzelfde zijn. De gedachte hierachter is dat het managementsysteem van een organisatie werkt als het operating system van een computer, waarin specifieke programma’s en hulpmiddelen kunnen worden ingeplugd. Deze zorgen ervoor dat bepaalde zaken goed worden gemanaged.

 

 

 

De nieuwe High Level Structure wordt niet alleen inhoudelijke gewijzigd maar veranderd ook van naam naar ‘Harmonized Structure’. Dit past nog beter bij het bredere doel van deze basis. 

Wijzigingen HLS naar HS

Inhoudelijk vallen de wijzigingen mee, er worden vooral zaken verduidelijkt (zoals scope, termen en definities). Ook worden behoeften en verwachtingen van stakeholders bijvoorbeeld belangrijker. Er zullen geen concrete eisen worden gesteld aan het uitvragen en vastleggen van deze behoefte en verwachtingen, deze keuze wordt aan de organisatie over gelaten. En dat zie je bij meerdere wijzigingen; er komt meer ruimte voor eigen invulling van de organisatie, zo ook voor de gedocumenteerde informatie.  

De focus van de nieuwe HS komt met name te liggen op preventieve verbeteringen, in plaats van leren van fouten.  

Invloed op ISO9001, ISO14001 en ISO27001

Deze wijzigingen hebben wel gevolgen voor de herzieningen van de ISO-normen. Zo kondigt Nigel Croft onder andere aan dat de ISO9001 vermoedelijk in 2025/2026 gewijzigd gaat worden. Ook heeft de nieuwe Harmonized Structure invloed op ISO normen zoals 14001 en 27001. 

Uiteraard houdt de Kwaliteitsmaker u op de hoogte van eventuele wijzigingen/aankondigingen.  

bron: NEN-Webinar ‘De nieuwe High Level Structure (HLS)’, 18 mei 2021