Inloggen portaal
Blog: Dit zijn dé 6 beste momenten voor ISO 9001 certificering

Blog: Dit zijn dé 6 beste momenten voor ISO 9001 certificering

Ultieme eerste advies: Start op tijd! 😉 

Veel klanten starten met de voorbereidingen voor ISO 9001 als ze een brandende vraag hebben van een klant. Of als er een aanbesteding de deur uit moet. Eigenlijk vijf voor twaalf dus! 

In deze blog leg ik uit wanneer het juist moment is voor de voorbereidingen voor certificering van de ISO 9001 norm ÉN waar je in welke situatie zeker op moet letten en rekening mee moet houden: 

 

  1. De organisatie groeit snel 

Een snelle groei is prachtig, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Als processen niet consistent worden beheerd, kan dit al snel leiden tot:

  • Kwaliteitsproblemen
  • Inefficiënties 
  • Klachten van klanten. 

ISO 9001 biedt een gestructureerd raamwerk om processen te standaardiseren, zodat een duurzame bedrijfsvoering kan worden opgezet en groei gerealiseerd kan worden. 

LET OP! Start de implementatie als je merkt dat de complexiteit van de organisatie toeneemt en er behoefte ontstaat voor meer structuur en transparantie in de primaire processen.

 

  1. Eis in aanbestedingen of klanten / markt vereisten veranderen

Veel organisaties worden met ISO 9001 geconfronteerd omdat klanten of markten hierom vragen. Als klanten vragen om kwaliteitscertificering als voorwaarde voor samenwerking, of als je merkt dat concurrenten gecertificeerd zijn, kan het een strategisch voordeel zijn om ISO 9001 te implementeren. Ook is ISO 9001 vaak een eis in aanbestedingen.

Tip: Begin tijdig met de voorbereidingen voor certificering, zodat je de tijd hebt om het systeem zorgvuldig op te bouwen voordat de certificeringsaudit plaatsvindt.

 

  1. Er zijn terugkerende kwaliteitsproblemen

Als de organisatie te maken heeft met herhaaldelijke klachten, defecten of andere kwaliteitsproblemen, kan ISO 9001 helpen om de oorzaak te achterhalen en oplossingen te borgen. De norm stimuleert een cultuur van continue verbetering en helpt bij het identificeren van zwakke plekken in de processen.

Het mooie is dat certificering in sommige gevallen nog niet eens nodig is! De Plan-Do-Check-Act cyclus invoeren kan namelijk al grootse resultaten geven om deze terugkerende problemen op te lossen.  

Tip: Implementeer de Plan-Do-Check-Act cyclus in je organisatie en verbeter hiermee de issues in de organisatie. 

 

  1. Er is een behoefte aan meer efficiëntie

Veel bedrijven ontdekken dat inefficiëntie in hun processen leidt tot hogere kosten en verspilling. ISO 9001 helpt organisaties om hun processen te optimaliseren, wat niet alleen leidt tot een betere kwaliteit maar ook tot kostenbesparingen.

Tip: Als efficiëntieverbeteringen een prioriteit zijn, kan ISO 9001 gebruikt worden als een framework om (meetbare) resultaten te boeken.

 

  1. De organisatie wil professionaliseren

Voor start-ups en kleine bedrijven is de implementatie van ISO 9001 een teken van volwassenheid. Het laat klanten, investeerders en partners zien dat de organisatie serieus is over kwaliteit en professionaliteit.

Let op: Kies een moment waarop de organisatie stabiel genoeg is. Implementatie van ISO 9001 vraagt uiteraard de nodige inspanning.

 

  1. Een fusie, overname of nieuwe strategie

Bij grote veranderingen zoals fusies, overnames of de introductie van nieuwe bedrijfsstrategieën kan ISO 9001 helpen om de overgang soepeler te laten verlopen. Het biedt een helder raamwerk voor samenwerking en helpt nieuwe processen snel te integreren.

Uiteraard raden we niet aan om dit midden in een fusie of overname te doen. Logischerwijs doe je dit in de voorbereidingen hierop. 

Tip: Kies een moment voor deze veranderingen, zodat ISO 9001 een begeleidende rol kan spelen in de transitie.

 

Wil jij weten hoe de Kwaliteitsmaker jou kan ondersteunen bij de voorbereidingen van een ISO 9001 certificering? Neem eens een kijkje op deze pagina of neem contact op voor een kop koffie.  

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Als ondernemer of manager weet u als geen ander dat kwaliteit essentieel is voor het succes van uw bedrijf. Maar hoe zorgt u ervoor dat de kwaliteit van uw producten en diensten continu op hoog niveau blijft? De oplossing ligt in een goed opgezet kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). In dit artikel leg ik uit wat een KMS precies is, waarom het belangrijk is en hoe het uw bedrijf helpt om efficiënter te werken en de klanttevredenheid te verhogen.

Wat is een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)?

Een kwaliteitsmanagementsysteem is een verzameling van processen, procedures en werkwijzen die een organisatie implementeert om de kwaliteit van haar producten of diensten te waarborgen en te verbeteren. Het helpt bedrijven om consistente resultaten te behalen en om risico’s te beheersen die de kwaliteit kunnen aantasten. Bekende normen zoals ISO 9001 vormen vaak de basis voor een KMS, maar elk systeem moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van uw organisatie.

De Belangrijkste Elementen van een KMS

Een effectief KMS bestaat uit verschillende componenten die samenwerken om de kwaliteit te waarborgen:

  1. Procesbeheer
    Het beschrijven, vastleggen en stroomlijnen van alle kernprocessen binnen uw bedrijf. Hierdoor kunnen werknemers precies volgens dezelfde standaard werken, wat consistentie en efficiëntie bevordert.
  2. Klantgerichtheid
    In een KMS staat de klant centraal. De tevredenheid van uw klanten is het einddoel, en een goed systeem helpt u bij het verzamelen van feedback en het verbeteren van producten en diensten op basis van deze input.
  3. Continu Verbeteren
    Een KMS is geen statisch systeem; het draait om constante verbetering. Met behulp van prestatie-indicatoren en regelmatige evaluaties ontdekt u waar processen efficiënter kunnen of waar de kwaliteit beter kan.
  4. Risicobeheer
    Door mogelijke risico’s te identificeren en te beheersen, voorkomt u dat deze de kwaliteit beïnvloeden. Dit kan variëren van problemen in productieprocessen tot klantklachten.

Waarom is een Kwaliteitsmanagementsysteem belangrijk?

Er zijn diverse redenen waarom het implementeren van een KMS waardevol is voor uw bedrijf:

  • Verbeterde efficiëntie: Een KMS standaardiseert werkprocessen, wat zorgt voor minder fouten en verspilling van tijd en middelen.
  • Klanttevredenheid verhogen: Door de focus op kwaliteit en klantgerichtheid zorgt u ervoor dat uw klanten tevreden blijven en uw producten en diensten hun verwachtingen overtreffen.
  • Competitief voordeel: Bedrijven die kwaliteit serieus nemen, staan sterker in de markt. Door de betrouwbaarheid van uw producten of diensten te garanderen, onderscheidt u zich van concurrenten.
  • Wet- en regelgeving naleven: Veel industrieën vereisen dat bedrijven voldoen aan bepaalde kwaliteitsnormen. Een goed KMS helpt u om aan deze eisen te voldoen en om certificeringen zoals ISO 9001 te behalen.
  • Groei en schaalbaarheid: Als uw bedrijf groeit, helpt een KMS u om de kwaliteit op peil te houden, zelfs bij grotere productievolumes of meer dienstverlening.

Hoe helpt een Kwaliteitsmanagement Adviseur?

De implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem kan een complexe taak lijken, vooral als u niet bekend bent met de vereisten en procedures. Als ervaren adviseur op het gebied van kwaliteitsmanagement kan ik u begeleiden bij elke stap van dit proces, van de eerste analyse van uw huidige werkprocessen tot het verkrijgen van certificeringen zoals ISO 9001. Ik help u met:

  • Het identificeren van verbeterpunten in uw huidige processen.
  • Het opstellen van een plan om kwaliteitssystemen te integreren.
  • Het trainen van uw personeel om optimaal met het KMS te werken.
  • Het voorbereiden op externe audits en certificeringen.

Waarom kiezen voor mijn advies?

Met jarenlange ervaring in kwaliteitsmanagementsystemen heb ik talloze bedrijven geholpen om efficiënter te werken, betere producten en diensten te leveren en meer tevreden klanten te creëren. Ik bied maatwerkoplossingen die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van uw organisatie, of u nu een klein bedrijf bent dat voor het eerst een KMS implementeert of een groot bedrijf dat zijn bestaande systeem wil verbeteren.

Bent u klaar om de kwaliteit van uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen? Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe een KMS uw organisatie kan versterken!

De Jaarplanning: Hebben jullie hem al?

De Jaarplanning: Hebben jullie hem al?

Jaarcyclus ofwel de jaarplanning; een belangrijk onderdeel voor een kwaliteitsmanagementsysteem en ook geldend voor organisaties met een ISO9001 certificaat. In dit artikel leggen we uit wat deze cyclus inhoudt en hoe en wanneer je het als organisatie kan inzetten.

Structuur en overzicht voor de organisatie

De jaarplanning van een organisatie zorgt voor structuur en overzicht. Het geeft duidelijkheid en richting over de jaarlijkse activiteiten. Bekende jaarplanningen zijn de budgetbepalingen of de jaarplancyclus. Een voorbeeld: Vanaf september/oktober starten de budget gesprekken, wordt er teruggekeken op afgelopen jaar en formuleert de organisatie haar nieuwe budgetten per afdeling.

Zo geldt er ook een jaarplanning voor kwaliteitsmanagement. Dit wordt vaak gecombineerd met het opstellen van de jaarplannen. Het zorgt voor een continue verbetercultuur binnen de organisatie en deze planning geeft sturing aan de organisatie.

Hoe stel je deze jaarplanning op?

Om te voorkomen dat je aan het einde van het jaar de kwaliteitsdoelstellingen niet hebt gehaald wil je tussentijds monitoren en zo nodig bijsturen. Om deze tussentijdse monitoring te laten plaatsvinden is een ritme nodig, een cyclus waarin gemeten wordt.

De volgende activiteiten behoren tot deze jaarplanning:

  • Klanttevredenheidmonitoring;
  • Klachtenanalyse;
  • Procesbeheersing (interne audits);
  • Kwaliteitscontroles;
  • Risicoanalyse;
  • Contextanalyse;
  • Medewerkerstevredenheid;
  • Directiebeoordeling / managementreview;
  • Voorgang van het verbeterregister;
  • etc.

Een jaarplanning geeft overzicht over deze cycli. De directie stelt deze jaarplanning op middels de benoemde onderdelen. Zij dragen zorg voor het besturen van de organisatie, daarom is het de taak van directie om deze planning vorm te geven zodat dit geïntegreerd wordt binnen de organisatie.

De valkuilen van een jaarplanning

Er schuilen diverse valkuilen achter deze jaarplanning. Als de jaarplanning niet (tijdig) geïmplementeerd wordt in de organisatie kan dit zorgen voor vertraging bij het aanleveren van de diverse rapportages. Hierdoor kan bijsturen en verbeteren te laat van start gaan.

Nog een valkuil is het creëren van een papieren tijger. Hou de jaarplanning overzichtelijk, kort en bondig.

Zorg voor eigenaarschap, weet wie verantwoordelijk is voor de diverse onderdelen van deze jaarplanning.

Wil jij de template voor deze jaarplanning ontvangen? Klik hier! 

Wil je meer weten? Of heb je behoefte om eens te sparren? Neem gerust contact met me op of kijk op mijn LinkedIn pagina.

Kwaliteitsmanagement. Lekker belangrijk.

Kwaliteitsmanagement. Lekker belangrijk.

Een tijdje geleden startte ik bij een van mijn klanten en had ik een kennismakingsgesprek met een van de MT-leden. Ik liep zijn kantoor binnen, schudde hem de hand en kreeg direct te horen: “Ik heb hier niet veel tijd voor, ik heb wel iets beters te doen. Nee, iets veel beters.” Letterlijk zijn woorden.

Inmiddels ben ik dit wel gewend in mijn adviseurswerk, gelukkig vind ik dit soort gesprekken juist boeiend. De oorzaak is namelijk snel gevonden waarom kwaliteitsmanagement nog niet zo’n aandacht krijgt binnen deze afdeling. Maar is dat hem aan te rekenen? Ik ben overtuigd van niet. Ik denk dat het hem ontbreekt aan kennis en informatie over wat het hem kan opleveren.

“ISO normen kosten vooral veel tijd.” 

ISO-normen worden vaak als ’taai’ en ‘veel papierwerk’ gezien. Zo ook door deze manager. Hij was overtuigd dat hij de auditgesprekken zo door zou komen. Ik stelde hem de vraag: “Wat vind je wel belangrijk binnen je afdeling?” Hij antwoorden: “Gewoon, de business draaien en geld verdienen, dat gaat al jaren goed!”

Vanuit zo’n gesprek start ik meestal met data inzicht, hoe monitor je je business? Wat zegt deze data? Want datakwaliteit raakt ook kwaliteitsmanagement. Uiteindelijk is het vanuit daar ook te koppelen aan efficiëntere processen, betere overlegstructuren en heldere kwaliteitsdoelstellingen.

Dus, als ‘business draaien en geld verdienen’ je drijfveren zijn dan wil je vooral dat je zeer efficiënte processen hebt zodat je meer geld overhoudt onder aan de streep. Ook wil je je faalkosten tot het minimum beperken. Dit beperk je door first-time-right controles, beperking van het aantal klachten en het meten van klanttevredenheid. Dit is precies het vakgebied van kwaliteitsmanagement. Mooi hè! 

Ik ben overtuigd dat je met kwaliteitsmanagement kan streven naar een optimaal, klantgericht en gezond bedrijf.

Hoe is kwaliteitsmanagement bij jou in de organisatie ingericht? Krijgt het voldoende aandacht? Binnenkort deel ik tips om kwaliteitsmanagement in de gehele organisatie in te bedden. Volg me via LinkedIn of houd de site in de gaten.  

Stakeholderanalyse volgens ISO 9001: Gebruik van de DESTEP-analyse

Stakeholderanalyse volgens ISO 9001: Gebruik van de DESTEP-analyse

Een essentieel onderdeel van ISO 9001 is het begrijpen en beheren van de behoeften en verwachtingen van stakeholders. Een stakeholderanalyse is een waardevol instrument om dit te bereiken. In dit artikel zullen we ingaan op het belang van een stakeholderanalyse volgens ISO 9001, en hoe je de DESTEP-methode kunt gebruiken om dit proces te vergemakkelijken.

Belang van een Stakeholderanalyse volgens ISO 9001:

Een stakeholderanalyse is een systematisch proces waarbij de belanghebbenden van een organisatie worden geïdentificeerd en geanalyseerd. Volgens ISO 9001 moet een organisatie de behoeften en verwachtingen van haar stakeholders begrijpen om een effectief kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten. Dit omvat zowel interne als externe belanghebbenden, zoals klanten, medewerkers, leveranciers, regelgevende instanties en de gemeenschap waarin de organisatie opereert. Door middel van een stakeholderanalyse kan een organisatie hun belangen, behoeften en invloed identificeren, wat helpt bij het vaststellen van passende strategieën en acties.

 

Gebruik van de DESTEP-methode:

De DESTEP-methode is een handig hulpmiddel bij het uitvoeren van een stakeholderanalyse. DESTEP staat voor Demografisch, Economisch, Sociaal-cultureel, Technologisch, Ecologisch en Politiek-juridisch. Deze factoren bieden inzicht in de externe omgeving van een organisatie en helpen bij het identificeren van belangrijke stakeholders en hun verwachtingen.

  1. Demografisch: Analyseer demografische kenmerken van de stakeholders, zoals leeftijd, geslacht, locatie, enzovoort. Dit kan relevant zijn om verschillende klantensegmenten te identificeren of om te begrijpen hoe regelgeving van invloed kan zijn op specifieke groepen.
  2. Economisch: Onderzoek economische factoren, zoals de koopkracht van klanten, concurrentiekrachten en markttrends. Dit helpt bij het identificeren van belangrijke zakelijke stakeholders en economische verwachtingen.
  3. Sociaal-cultureel: Analyseer sociaal-culturele factoren, zoals normen, waarden, levensstijl en attitudes van de belanghebbenden. Dit kan helpen om de behoeften en verwachtingen van klanten, werknemers en andere betrokken partijen beter te begrijpen.
  4. Technologisch: Identificeer technologische ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de stakeholders en hun verwachtingen. Dit omvat bijvoorbeeld de acceptatie van nieuwe technologieën en de impact ervan op bedrijfsprocessen.
  5. Ecologisch: Bestudeer milieufactoren en duurzaamheidskwesties die van invloed kunnen zijn op de stakeholders en hun verwachtingen. Het begrijpen van milieuproblemen en de bereidheid van stakeholders om duurzame praktijken te ondersteunen, is cruciaal bij het vormgeven van het kwaliteitsmanagementsysteem.
  6. Politiek-juridisch: Analyseer politieke en juridische factoren die van invloed kunnen zijn op de stakeholders en hun verwachtingen. Dit omvat wet- en regelgeving, overheidsbeleid en politieke besluitvorming die relevant zijn voor de activiteiten van de organisatie.

 

Door het systematisch onderzoeken van deze DESTEP-factoren, kunnen organisaties een diepgaand inzicht krijgen in hun externe omgeving en de stakeholders die daarbij betrokken zijn. Dit stelt hen in staat om effectieve strategieën te ontwikkelen en acties te ondernemen om aan de behoeften en verwachtingen van stakeholders te voldoen, zoals vereist door ISO 9001.

 

Conclusie:

Een stakeholderanalyse is van essentieel belang voor het opzetten en onderhouden van een effectief kwaliteitsmanagementsysteem. Door gebruik te maken van de DESTEP-methode kunnen organisaties een grondig inzicht krijgen in de externe omgeving en de belangrijkste stakeholders identificeren. Het begrijpen van demografische, economische, sociaal-culturele, technologische, ecologische en politiek-juridische factoren stelt organisaties in staat om de behoeften en verwachtingen van stakeholders te begrijpen en passende strategieën te ontwikkelen. Door middel van een stakeholderanalyse kunnen organisaties proactief inspelen op de eisen van stakeholders en een positieve relatie met hen onderhouden, wat uiteindelijk bijdraagt aan het succes en de groei van de organisatie.

Meer weten? Of heb je nog vragen? Stuur me gerust een berichtje via dit contactformulier.