De managementreview… Een ontzettend waardevol “ISO 9001 moetje”

Incl. 7 Praktische tips hoe je deze review ombuigt van papieren tijger naar effectief strategisch stuurinstrument.

De managementreview is een verplichting binnen ISO 9001 en wordt vaak gezien als een “ISO 9001 moetje” om de auditoren tevreden te stellen. 

Maar wat als je deze review benut als een waardevol stuurinstrument voor de organisatie? 

Ik neem je mee in hoe je dit aanpakt. 

Van verplichting naar strategisch stuur instrument

In mijn visie is de managementreview de ideale gelegenheid om jaarlijks terug te blikken op cruciale kwaliteitsaspecten. Én om deze inzichten te gebruiken om strategische besluiten te nemen. 

Denk aan thema’s zoals:

• Procesverbeteringen
• Klanttevredenheid
• Klachten en medewerkerstevredenheid 
• maar ook stuurinformatie.

Met de juiste aanpak groeit de managementreview uit tot een essentieel instrument dat niet alleen voldoet aan de ISO-norm, maar ook direct bijdraagt aan betere prestaties en een heldere koers voor het aankomend jaar!  

Management review = Directiebeoordeling 

Allereerst een spraakverwarring ophelderen: er worden 2 termen door elkaar gebruikt: managementreview en directiebeoordeling. Beide woorden omvatten hetzelfde. In deze blog gebruik ik managementreview, maar kan je dus ook directiebeoordeling lezen. 

Helikopterview en duidelijke richtlijnen

Een effectieve managementreview gaat verder dan een invuloefening voor de norm. Het is een strategische evaluatie die zowel reflectief als actiegericht is. Organisaties die de managementreview op deze manier inrichten, benutten het document als integraal onderdeel van de jaarcyclus (wanneer evalueren we wat?). 

Het resultaat is een helikopterview die trends blootlegt en duidelijke richtlijnen geeft voor verbetering.

Cruciaal in dit proces is het betrekken van het topmanagement en het stellen van gerichte vragen:

• Hoe effectief zijn onze kwaliteitsprocessen?
• Wat leren we van trends in klanttevredenheid, klachten of interne audits?
• Welke verbetermaatregelen zijn nodig om onze strategische doelen te behalen?

En misschien nog wel de meest gestelde vraag vanuit mij als kwaliteitsadviseur: 

“Wat vinden jullie er nu echt van als je naar deze data kijkt?”

7 Praktische tips om jullie managementreview effectief te maken

Hoe zorg je ervoor dat de managementreview geen papieren tijger wordt maar een daadwerkelijk zinvol besturingsinstrument voor het management? 

1. Maak een overzicht van alle kwaliteitsdata

   
   Verzamel de verschillende kwaliteitsregistraties, analyses en rapportages die door het jaar heen zijn gemaakt. Denk aan gegevens uit audits, klachtenregistraties, leveranciersbeoordelingen en meer. Maak deze gegevens inzichtelijk voor het management.

2. Betrek het management in de voorbereiding

   
   Vraag managementleden welke informatie zij waardevol vinden en waarom. Dit vergroot het draagvlak en maakt duidelijk wat écht belangrijk is voor strategische besluitvorming.

3. Inventariseer behoeften voor bijsturing

   
   Stel vragen zoals:
   – Welke informatie heeft het management nodig om tijdig bij te sturen?
   – En hoe vaak moet deze informatie worden besproken?
   
   Zo bepaal je welke gegevens periodiek moeten worden ingebracht in managementoverleggen.

4. Optimaliseer registraties

   
   Schrap overbodige registraties en analyses. Houd alleen de rapportages over die direct bijdragen aan besluitvorming en stuurinformatie. Dit voorkomt dat de managementreview een administratieve last – en dus die papieren tijger – wordt.

5. Automatiseer waar mogelijk

   
   Zorg dat kwaliteitsregistraties en analyses zoveel mogelijk automatisch worden gegenereerd, zodat ze altijd actueel en toegankelijk zijn. Dit vermindert de werkdruk en verhoogt de consistentie van de gegevens.

6. Integreer de managementreview in het besturingsproces

   
   Breng de managementreview niet als losse activiteit, maar als integraal onderdeel van reguliere managementoverleggen. Gebruik de jaarlijkse review als reflectiemoment, maar bespreek gedurende het jaar al regelmatig de belangrijkste kwaliteitsinformatie.

7. Zorg voor actiegerichte discussies

   
   Ontwikkel een systeem waarbij rapportages worden besproken aan de hand van een analyse, conclusies en concrete voorstellen voor verbetermaatregelen. Dit verhoogt de relevantie van de review en voorkomt dat deze slechts beschouwend blijft.

De managementreview als jaarlijkse reflectie

Hoewel de managementreview gedurende het jaar ingebed kan worden in reguliere managementoverleggen, blijft het jaarlijkse reflectiemoment van groot belang. Hierin kunnen alle kwaliteitsaspecten in samenhang worden bekeken, wat bijdraagt aan een complete evaluatie van de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Stel vragen als:

 “Wat vinden we van de behaalde resultaten?” 

en 

“Welke middelen hebben we nodig om de gestelde doelen te bereiken?”  

Hiermee creëer je een basis voor strategische besluitvorming en lange termijn verbeteringen. Het resultaat is niet alleen een helder overzicht, maar ook concrete acties die de organisatie vooruit helpen.

Waar kan je tegenaan lopen? 

En belangrijker, wat kan je hieraan doen: 

1. De managementreview staat los van de strategische cyclus

   
   In veel organisaties wordt de managementreview uitgevoerd als een op zichzelf staande activiteit, los van andere belangrijke evaluatiemomenten zoals beleids- of jaarplanningen. Dit vermindert de relevantie. Door de review te integreren in de jaarlijkse strategische cyclus, worden de uitkomsten direct benut voor verbeteringen en plannen voor het komende jaar.
   

2. Gebrek aan betrokkenheid van het management

   
   Als de directie alleen een handtekening zet onder een document dat grotendeels door de kwaliteitsmanager is opgesteld, gaat een belangrijk leermoment verloren. Het is essentieel dat het topmanagement actief deelneemt aan het bespreken van trends, het formuleren van doelen en het nemen van beslissingen. Dit versterkt de focus op de strategische koers en maakt de review nuttig voor de organisatie.

3. Focus op terugkijken in plaats van vooruitdenken

   
   Veel managementreviews beperken zich tot het beschrijven van wat er het afgelopen jaar is gebeurd, zonder concrete verbeteracties en besluiten voor de toekomst. Het doel van de review moet zijn om vanuit de prestaties uit het verleden te leren en gerichte stappen te ondernemen om vooruitgang te boeken.

4. Input die onvoldoende kwaliteit of scherpte heeft

   
   Het succes van een managementreview valt of staat met de kwaliteit van de input. Alleen cijfers presenteren, zoals een gemiddeld klanttevredenheidscijfer, is niet voldoende. Analyseer trends, signaleer knelpunten en beoordeel de effectiviteit van de gebruikte meetmethodes. Dit biedt waardevolle inzichten en stelt het management in staat gefundeerde beslissingen te nemen.

Verbeter bedrijfsresultaten, realiseer strategische doelen en beter inzicht in effectiviteit KMS

Wanneer de managementreview goed wordt uitgevoerd, kan het een krachtig hulpmiddel zijn om prestaties te verbeteren, strategische doelen te realiseren en beter inzicht te krijgen in de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem. Het is aan de organisatie om dit potentieel te benutten en de managementreview te transformeren van een formaliteit naar een waardevol stuurinstrument.

Kan je hier wel wat hulp bij gebruiken? Daar zijn wij natuurlijk voor.  

Volg één van onze gratis ISO 9001 webinars of neem contact op!