Jaarcyclus ofwel de jaarplanning; een belangrijk onderdeel voor een kwaliteitsmanagementsysteem en ook geldend voor organisaties met een ISO9001 certificaat. In dit artikel leggen we uit wat deze cyclus inhoudt en hoe en wanneer je het als organisatie kan inzetten.
Structuur en overzicht voor de organisatie
De jaarplanning van een organisatie zorgt voor structuur en overzicht. Het geeft duidelijkheid en richting over de jaarlijkse activiteiten. Bekende jaarplanningen zijn de budgetbepalingen of de jaarplancyclus. Een voorbeeld: Vanaf september/oktober starten de budget gesprekken, wordt er teruggekeken op afgelopen jaar en formuleert de organisatie haar nieuwe budgetten per afdeling.
Zo geldt er ook een jaarplanning voor kwaliteitsmanagement. Dit wordt vaak gecombineerd met het opstellen van de jaarplannen. Het zorgt voor een continue verbetercultuur binnen de organisatie en deze planning geeft sturing aan de organisatie.
Hoe stel je deze jaarplanning op?
Om te voorkomen dat je aan het einde van het jaar de kwaliteitsdoelstellingen niet hebt gehaald wil je tussentijds monitoren en zo nodig bijsturen. Om deze tussentijdse monitoring te laten plaatsvinden is een ritme nodig, een cyclus waarin gemeten wordt.
De volgende activiteiten behoren tot deze jaarplanning:
- Klanttevredenheidmonitoring;
- Klachtenanalyse;
- Procesbeheersing (interne audits);
- Kwaliteitscontroles;
- Risicoanalyse;
- Contextanalyse;
- Medewerkerstevredenheid;
- Directiebeoordeling / managementreview;
- Voorgang van het verbeterregister;
- etc.
Een jaarplanning geeft overzicht over deze cycli. De directie stelt deze jaarplanning op middels de benoemde onderdelen. Zij dragen zorg voor het besturen van de organisatie, daarom is het de taak van directie om deze planning vorm te geven zodat dit geïntegreerd wordt binnen de organisatie.
De valkuilen van een jaarplanning
Er schuilen diverse valkuilen achter deze jaarplanning. Als de jaarplanning niet (tijdig) geïmplementeerd wordt in de organisatie kan dit zorgen voor vertraging bij het aanleveren van de diverse rapportages. Hierdoor kan bijsturen en verbeteren te laat van start gaan.
Nog een valkuil is het creëren van een papieren tijger. Hou de jaarplanning overzichtelijk, kort en bondig.
Zorg voor eigenaarschap, weet wie verantwoordelijk is voor de diverse onderdelen van deze jaarplanning.
Wil jij de template voor deze jaarplanning ontvangen? Klik hier!
Wil je meer weten? Of heb je behoefte om eens te sparren? Neem gerust contact met me op of kijk op mijn LinkedIn pagina.
