Inloggen portaal
De managementreview… Een ontzettend waardevol “ISO 9001 moetje”

De managementreview… Een ontzettend waardevol “ISO 9001 moetje”

Incl. 7 Praktische tips hoe je deze review ombuigt van papieren tijger naar effectief strategisch stuurinstrument.

De managementreview is een verplichting binnen ISO 9001 en wordt vaak gezien als een “ISO 9001 moetje” om de auditoren tevreden te stellen. 

Maar wat als je deze review benut als een waardevol stuurinstrument voor de organisatie? 

Ik neem je mee in hoe je dit aanpakt. 

Van verplichting naar strategisch stuur instrument

In mijn visie is de managementreview de ideale gelegenheid om jaarlijks terug te blikken op cruciale kwaliteitsaspecten. Én om deze inzichten te gebruiken om strategische besluiten te nemen. 

Denk aan thema’s zoals:

  • Procesverbeteringen
  • Klanttevredenheid
  • Klachten en medewerkerstevredenheid 
  • maar ook stuurinformatie.

Met de juiste aanpak groeit de managementreview uit tot een essentieel instrument dat niet alleen voldoet aan de ISO-norm, maar ook direct bijdraagt aan betere prestaties en een heldere koers voor het aankomend jaar!  

 

Management review = Directiebeoordeling 

Allereerst een spraakverwarring ophelderen: er worden 2 termen door elkaar gebruikt: managementreview en directiebeoordeling. Beide woorden omvatten hetzelfde. In deze blog gebruik ik managementreview, maar kan je dus ook directiebeoordeling lezen. 

Helikopterview en duidelijke richtlijnen

Een effectieve managementreview gaat verder dan een invuloefening voor de norm. Het is een strategische evaluatie die zowel reflectief als actiegericht is. Organisaties die de managementreview op deze manier inrichten, benutten het document als integraal onderdeel van de jaarcyclus (wanneer evalueren we wat?). 

Het resultaat is een helikopterview die trends blootlegt en duidelijke richtlijnen geeft voor verbetering.

Cruciaal in dit proces is het betrekken van het topmanagement en het stellen van gerichte vragen:

  • Hoe effectief zijn onze kwaliteitsprocessen?
  • Wat leren we van trends in klanttevredenheid, klachten of interne audits?
  • Welke verbetermaatregelen zijn nodig om onze strategische doelen te behalen?

En misschien nog wel de meest gestelde vraag vanuit mij als kwaliteitsadviseur: 

“Wat vinden jullie er nu echt van als je naar deze data kijkt?”

7 Praktische tips om jullie managementreview effectief te maken

Hoe zorg je ervoor dat de managementreview geen papieren tijger wordt maar een daadwerkelijk zinvol besturingsinstrument voor het management? 

  1. Maak een overzicht van alle kwaliteitsdata


    Verzamel de verschillende kwaliteitsregistraties, analyses en rapportages die door het jaar heen zijn gemaakt. Denk aan gegevens uit audits, klachtenregistraties, leveranciersbeoordelingen en meer. Maak deze gegevens inzichtelijk voor het management.

  2. Betrek het management in de voorbereiding


    Vraag managementleden welke informatie zij waardevol vinden en waarom. Dit vergroot het draagvlak en maakt duidelijk wat écht belangrijk is voor strategische besluitvorming.

  3. Inventariseer behoeften voor bijsturing


    Stel vragen zoals:
    – Welke informatie heeft het management nodig om tijdig bij te sturen?
    – En hoe vaak moet deze informatie worden besproken?

    Zo bepaal je welke gegevens periodiek moeten worden ingebracht in managementoverleggen.

  4. Optimaliseer registraties


    Schrap overbodige registraties en analyses. Houd alleen de rapportages over die direct bijdragen aan besluitvorming en stuurinformatie. Dit voorkomt dat de managementreview een administratieve last – en dus die papieren tijger – wordt.

  5. Automatiseer waar mogelijk


    Zorg dat kwaliteitsregistraties en analyses zoveel mogelijk automatisch worden gegenereerd, zodat ze altijd actueel en toegankelijk zijn. Dit vermindert de werkdruk en verhoogt de consistentie van de gegevens.

  6. Integreer de managementreview in het besturingsproces


    Breng de managementreview niet als losse activiteit, maar als integraal onderdeel van reguliere managementoverleggen. Gebruik de jaarlijkse review als reflectiemoment, maar bespreek gedurende het jaar al regelmatig de belangrijkste kwaliteitsinformatie.

  7. Zorg voor actiegerichte discussies


    Ontwikkel een systeem waarbij rapportages worden besproken aan de hand van een analyse, conclusies en concrete voorstellen voor verbetermaatregelen. Dit verhoogt de relevantie van de review en voorkomt dat deze slechts beschouwend blijft.

 

De managementreview als jaarlijkse reflectie

Hoewel de managementreview gedurende het jaar ingebed kan worden in reguliere managementoverleggen, blijft het jaarlijkse reflectiemoment van groot belang. Hierin kunnen alle kwaliteitsaspecten in samenhang worden bekeken, wat bijdraagt aan een complete evaluatie van de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Stel vragen als:

 “Wat vinden we van de behaalde resultaten?” 

en 

“Welke middelen hebben we nodig om de gestelde doelen te bereiken?”  

 

Hiermee creëer je een basis voor strategische besluitvorming en lange termijn verbeteringen. Het resultaat is niet alleen een helder overzicht, maar ook concrete acties die de organisatie vooruit helpen.

Waar kan je tegenaan lopen? 

En belangrijker, wat kan je hieraan doen: 

  1. De managementreview staat los van de strategische cyclus


    In veel organisaties wordt de managementreview uitgevoerd als een op zichzelf staande activiteit, los van andere belangrijke evaluatiemomenten zoals beleids- of jaarplanningen. Dit vermindert de relevantie. Door de review te integreren in de jaarlijkse strategische cyclus, worden de uitkomsten direct benut voor verbeteringen en plannen voor het komende jaar.

  2. Gebrek aan betrokkenheid van het management


    Als de directie alleen een handtekening zet onder een document dat grotendeels door de kwaliteitsmanager is opgesteld, gaat een belangrijk leermoment verloren. Het is essentieel dat het topmanagement actief deelneemt aan het bespreken van trends, het formuleren van doelen en het nemen van beslissingen. Dit versterkt de focus op de strategische koers en maakt de review nuttig voor de organisatie.

  3. Focus op terugkijken in plaats van vooruitdenken


    Veel managementreviews beperken zich tot het beschrijven van wat er het afgelopen jaar is gebeurd, zonder concrete verbeteracties en besluiten voor de toekomst. Het doel van de review moet zijn om vanuit de prestaties uit het verleden te leren en gerichte stappen te ondernemen om vooruitgang te boeken.

  4. Input die onvoldoende kwaliteit of scherpte heeft


    Het succes van een managementreview valt of staat met de kwaliteit van de input. Alleen cijfers presenteren, zoals een gemiddeld klanttevredenheidscijfer, is niet voldoende. Analyseer trends, signaleer knelpunten en beoordeel de effectiviteit van de gebruikte meetmethodes. Dit biedt waardevolle inzichten en stelt het management in staat gefundeerde beslissingen te nemen.

 

Verbeter bedrijfsresultaten, realiseer strategische doelen en beter inzicht in effectiviteit KMS

Wanneer de managementreview goed wordt uitgevoerd, kan het een krachtig hulpmiddel zijn om prestaties te verbeteren, strategische doelen te realiseren en beter inzicht te krijgen in de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem. Het is aan de organisatie om dit potentieel te benutten en de managementreview te transformeren van een formaliteit naar een waardevol stuurinstrument.

 

Kan je hier wel wat hulp bij gebruiken? Daar zijn wij natuurlijk voor.  

Volg één van onze gratis ISO 9001 webinars of neem contact op! 

Blog: Dit zijn dé 6 beste momenten voor ISO 9001 certificering

Blog: Dit zijn dé 6 beste momenten voor ISO 9001 certificering

Ultieme eerste advies: Start op tijd! 😉 

Veel klanten starten met de voorbereidingen voor ISO 9001 als ze een brandende vraag hebben van een klant. Of als er een aanbesteding de deur uit moet. Eigenlijk vijf voor twaalf dus! 

In deze blog leg ik uit wanneer het juist moment is voor de voorbereidingen voor certificering van de ISO 9001 norm ÉN waar je in welke situatie zeker op moet letten en rekening mee moet houden: 

 

  1. De organisatie groeit snel 

Een snelle groei is prachtig, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Als processen niet consistent worden beheerd, kan dit al snel leiden tot:

  • Kwaliteitsproblemen
  • Inefficiënties 
  • Klachten van klanten. 

ISO 9001 biedt een gestructureerd raamwerk om processen te standaardiseren, zodat een duurzame bedrijfsvoering kan worden opgezet en groei gerealiseerd kan worden. 

LET OP! Start de implementatie als je merkt dat de complexiteit van de organisatie toeneemt en er behoefte ontstaat voor meer structuur en transparantie in de primaire processen.

 

  1. Eis in aanbestedingen of klanten / markt vereisten veranderen

Veel organisaties worden met ISO 9001 geconfronteerd omdat klanten of markten hierom vragen. Als klanten vragen om kwaliteitscertificering als voorwaarde voor samenwerking, of als je merkt dat concurrenten gecertificeerd zijn, kan het een strategisch voordeel zijn om ISO 9001 te implementeren. Ook is ISO 9001 vaak een eis in aanbestedingen.

Tip: Begin tijdig met de voorbereidingen voor certificering, zodat je de tijd hebt om het systeem zorgvuldig op te bouwen voordat de certificeringsaudit plaatsvindt.

 

  1. Er zijn terugkerende kwaliteitsproblemen

Als de organisatie te maken heeft met herhaaldelijke klachten, defecten of andere kwaliteitsproblemen, kan ISO 9001 helpen om de oorzaak te achterhalen en oplossingen te borgen. De norm stimuleert een cultuur van continue verbetering en helpt bij het identificeren van zwakke plekken in de processen.

Het mooie is dat certificering in sommige gevallen nog niet eens nodig is! De Plan-Do-Check-Act cyclus invoeren kan namelijk al grootse resultaten geven om deze terugkerende problemen op te lossen.  

Tip: Implementeer de Plan-Do-Check-Act cyclus in je organisatie en verbeter hiermee de issues in de organisatie. 

 

  1. Er is een behoefte aan meer efficiëntie

Veel bedrijven ontdekken dat inefficiëntie in hun processen leidt tot hogere kosten en verspilling. ISO 9001 helpt organisaties om hun processen te optimaliseren, wat niet alleen leidt tot een betere kwaliteit maar ook tot kostenbesparingen.

Tip: Als efficiëntieverbeteringen een prioriteit zijn, kan ISO 9001 gebruikt worden als een framework om (meetbare) resultaten te boeken.

 

  1. De organisatie wil professionaliseren

Voor start-ups en kleine bedrijven is de implementatie van ISO 9001 een teken van volwassenheid. Het laat klanten, investeerders en partners zien dat de organisatie serieus is over kwaliteit en professionaliteit.

Let op: Kies een moment waarop de organisatie stabiel genoeg is. Implementatie van ISO 9001 vraagt uiteraard de nodige inspanning.

 

  1. Een fusie, overname of nieuwe strategie

Bij grote veranderingen zoals fusies, overnames of de introductie van nieuwe bedrijfsstrategieën kan ISO 9001 helpen om de overgang soepeler te laten verlopen. Het biedt een helder raamwerk voor samenwerking en helpt nieuwe processen snel te integreren.

Uiteraard raden we niet aan om dit midden in een fusie of overname te doen. Logischerwijs doe je dit in de voorbereidingen hierop. 

Tip: Kies een moment voor deze veranderingen, zodat ISO 9001 een begeleidende rol kan spelen in de transitie.

 

Wil jij weten hoe de Kwaliteitsmaker jou kan ondersteunen bij de voorbereidingen van een ISO 9001 certificering? Neem eens een kijkje op deze pagina of neem contact op voor een kop koffie.  

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Als ondernemer of manager weet u als geen ander dat kwaliteit essentieel is voor het succes van uw bedrijf. Maar hoe zorgt u ervoor dat de kwaliteit van uw producten en diensten continu op hoog niveau blijft? De oplossing ligt in een goed opgezet kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). In dit artikel leg ik uit wat een KMS precies is, waarom het belangrijk is en hoe het uw bedrijf helpt om efficiënter te werken en de klanttevredenheid te verhogen.

Wat is een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)?

Een kwaliteitsmanagementsysteem is een verzameling van processen, procedures en werkwijzen die een organisatie implementeert om de kwaliteit van haar producten of diensten te waarborgen en te verbeteren. Het helpt bedrijven om consistente resultaten te behalen en om risico’s te beheersen die de kwaliteit kunnen aantasten. Bekende normen zoals ISO 9001 vormen vaak de basis voor een KMS, maar elk systeem moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van uw organisatie.

De Belangrijkste Elementen van een KMS

Een effectief KMS bestaat uit verschillende componenten die samenwerken om de kwaliteit te waarborgen:

  1. Procesbeheer
    Het beschrijven, vastleggen en stroomlijnen van alle kernprocessen binnen uw bedrijf. Hierdoor kunnen werknemers precies volgens dezelfde standaard werken, wat consistentie en efficiëntie bevordert.
  2. Klantgerichtheid
    In een KMS staat de klant centraal. De tevredenheid van uw klanten is het einddoel, en een goed systeem helpt u bij het verzamelen van feedback en het verbeteren van producten en diensten op basis van deze input.
  3. Continu Verbeteren
    Een KMS is geen statisch systeem; het draait om constante verbetering. Met behulp van prestatie-indicatoren en regelmatige evaluaties ontdekt u waar processen efficiënter kunnen of waar de kwaliteit beter kan.
  4. Risicobeheer
    Door mogelijke risico’s te identificeren en te beheersen, voorkomt u dat deze de kwaliteit beïnvloeden. Dit kan variëren van problemen in productieprocessen tot klantklachten.

Waarom is een Kwaliteitsmanagementsysteem belangrijk?

Er zijn diverse redenen waarom het implementeren van een KMS waardevol is voor uw bedrijf:

  • Verbeterde efficiëntie: Een KMS standaardiseert werkprocessen, wat zorgt voor minder fouten en verspilling van tijd en middelen.
  • Klanttevredenheid verhogen: Door de focus op kwaliteit en klantgerichtheid zorgt u ervoor dat uw klanten tevreden blijven en uw producten en diensten hun verwachtingen overtreffen.
  • Competitief voordeel: Bedrijven die kwaliteit serieus nemen, staan sterker in de markt. Door de betrouwbaarheid van uw producten of diensten te garanderen, onderscheidt u zich van concurrenten.
  • Wet- en regelgeving naleven: Veel industrieën vereisen dat bedrijven voldoen aan bepaalde kwaliteitsnormen. Een goed KMS helpt u om aan deze eisen te voldoen en om certificeringen zoals ISO 9001 te behalen.
  • Groei en schaalbaarheid: Als uw bedrijf groeit, helpt een KMS u om de kwaliteit op peil te houden, zelfs bij grotere productievolumes of meer dienstverlening.

Hoe helpt een Kwaliteitsmanagement Adviseur?

De implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem kan een complexe taak lijken, vooral als u niet bekend bent met de vereisten en procedures. Als ervaren adviseur op het gebied van kwaliteitsmanagement kan ik u begeleiden bij elke stap van dit proces, van de eerste analyse van uw huidige werkprocessen tot het verkrijgen van certificeringen zoals ISO 9001. Ik help u met:

  • Het identificeren van verbeterpunten in uw huidige processen.
  • Het opstellen van een plan om kwaliteitssystemen te integreren.
  • Het trainen van uw personeel om optimaal met het KMS te werken.
  • Het voorbereiden op externe audits en certificeringen.

Waarom kiezen voor mijn advies?

Met jarenlange ervaring in kwaliteitsmanagementsystemen heb ik talloze bedrijven geholpen om efficiënter te werken, betere producten en diensten te leveren en meer tevreden klanten te creëren. Ik bied maatwerkoplossingen die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van uw organisatie, of u nu een klein bedrijf bent dat voor het eerst een KMS implementeert of een groot bedrijf dat zijn bestaande systeem wil verbeteren.

Bent u klaar om de kwaliteit van uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen? Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe een KMS uw organisatie kan versterken!

Wijzigingen ISO9001 ivm klimaatverandering

Wijzigingen ISO9001 ivm klimaatverandering

 

Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) heeft op 23 februari 2024 wijzigingen aangebracht voor alle nieuwe en herziene internationale normen (waaronder ISO9001, 14001 en 27001) om klimaatbewustzijn verder te stimuleren binnen de eigen kwaliteitsmanagementsystemen. In deze blog lichten we deze wijzigingen, met name geldend voor hoofdstuk 4.1 en 4.2, verder toe.

 

Hoe is deze wijziging tot stand gekomen?

In september 2021 heeft de ISO haar Verklaring van Londen over klimaatverandering uitgegeven, waarbij ISO zich committeert om klimaatverandering op te gaan nemen in alle nieuwe en herziene internationale normen.

Op 27 september 2023 is het voorstel tot aanpassingen in de Harmonized Structure (HS, voorheen HLS; de standaard structuur van de diverse normen, waaronder ISO 9001, ISO14001 en ISO27001) goedgekeurd door ISO.

Dit heeft geresulteerd in een publicatie van ISO 9001:2015/Amd 1:2024 op 23 februari 2024 waar aandacht voor het klimaat zorgt voor een wijziging van deze en andere kwaliteitsmanagementsysteemnormen.

 

Wat houden deze wijzigingen in?

Er zijn twee belangrijke doelen waarom deze wijzigingen zijn aangebracht:

  • Mitigatie: Maatregelen om klimaatverandering en de effecten daarvan te beperken
  • Adaptatie: Proces van aanpassing aan het actuele of verwachte klimaat en de effecten daarvan. 

Hoofdstuk 4.1: Inzicht in de Organisatie en haar Context

De eerste toevoeging aan hoofdstuk 4.1 vraagt organisaties om vast te stellen of klimaatverandering een belangrijk punt (issue) is voor de organisatie. Deze overweging dient de organisatie per direct te nemen. Dit houdt in dat je aantoonbaar moet vaststellen of klimaat een relevant onderwerp is voor de organisatie.

Indien dit relevant is dien je dit verder op te nemen in de contextanalyse (zoals SWOT- en risicoanalyse).

 

Hoofdstuk 4.2: Inzicht in de Behoeften en Verwachtingen van Belanghebbende Partijen

Voor toevoeging voor hoofdstuk 4.2 gaat om een nieuwe opmerking (dus geen eis). In deze opmerking wordt aandacht gevraagd voor de eisen die relevante belanghebbenden kunnen stellen met betrekking tot het klimaat.

Kortom, indien jouw stakeholders klimaat als een belangrijk onderwerp hebben geagendeerd zal je als organisatie ook rekening moeten houden met uitgebreidere eisen van deze stakeholders aan jou als organisatie.

 

Ja, onze organisatie heeft klimaat hoog op de agenda staan

Bij kwaliteitsmanagementsystemen draait het vooral om de PDCA cyclus (Plan-Do-Check-Act). Dit betekent dat het opnemen van klimaat in je contextanalyse alleen niet voldoende is. Uiteindelijk werkt dit door in de gehele organisatie.

De NEN liet dit ziet door middel van onderstaande afbeelding:

Bron: Webinar Klimaatverandering in alle managementsysteemnormen door NEN op 4 maart 2024.

We hebben binnenkort audit, wat nu? 

Deze wijziging gaat per direct in. Dit betekent dat je als organisatie rekening moet houden met deze nieuwe wijziging. Agendeer daarom dit onderwerp bij de eerst mogelijkheid binnen jouw organisatie. 

Hebben jullie binnenkort een audit op de planning staan? Let dan op dat je in ieder geval op de hoogte bent van deze wijziging en toon aan dat je dit geagendeerd hebt of al direct mee genomen hebt in jullie contextanalyse. De vraag van de auditor zal vermoedelijk zijn: “Waaruit blijkt dat klimaat wel of geen issue is voor jullie organisatie?

Heeft de organisatie net een periode van contextanalyse achter de rug? Overweeg dan om een aanvulling te schrijven op deze analyse. Houdt hierbij bovenstaande afbeelding ook in gedachten om de mogelijke impact binnen de organisatie te kunnen toepassen.

 

Nog vragen?  

Mocht deze blog nog vragen oproepen, schroom niet om te mailen. Of stel je vraag tijdens een van de Q&A sessies. Klik hier voor de eerstvolgende datum. 

De geschiedenis van ISO9001

De geschiedenis van ISO9001

ISO9001

De geschiedenis en het ontstaan van ISO9001

In de wereld van kwaliteitsmanagement is ISO 9001 een naam die synoniem staat voor excellentie en continue verbetering. Als bedrijf dat zich inzet voor kwaliteit, is het cruciaal om de geschiedenis van ISO 9001 te begrijpen, waarom het ontstaan is en hoe het vandaag de dag een hoeksteen is geworden voor organisaties wereldwijd.

Hoe ISO9001 is ontstaan…

ISO 9001 vindt zijn oorsprong in de jaren ’50 en ’60, toen bedrijven begonnen te beseffen dat gestandaardiseerde processen essentieel zijn voor het leveren van consistente en hoogwaardige producten en diensten. In 1987 werd de eerste versie van ISO 9001 geïntroduceerd door de International Organization for Standardization (ISO), een non-profitorganisatie die wereldwijd erkende normen ontwikkelt.

Het doel van ISO 9001 was om een uniforme benadering van kwaliteitsmanagement te creëren, ongeacht de industrie of locatie van een organisatie. Door middel van gestandaardiseerde procedures, documentatie en continue verbetering, zou ISO 9001 bedrijven helpen om aan de verwachtingen van klanten te voldoen en operationele efficiëntie te verhogen.

Groei en Revisies

Sinds de introductie in 1987 heeft ISO 9001 verschillende revisies ondergaan om gelijke tred te houden met de veranderende zakelijke omgeving en technologische ontwikkelingen. Elke herziening bracht nieuwe elementen en vereisten met zich mee, zoals risicobeheer, stakeholderbetrokkenheid en een grotere nadruk op leiderschap binnen organisaties.

De herzieningen hebben ISO 9001 niet alleen relevant gehouden, maar hebben ook bijgedragen aan het versterken van het wereldwijde vertrouwen in de norm als een maatstaf voor kwaliteitsmanagement.

Wereldwijde acceptatie en certificering

ISO 9001 heeft wereldwijd aanzienlijke acceptatie en adoptie bereikt. Organisaties, groot en klein, streven naar certificering om te laten zien dat ze zich inzetten voor kwaliteit en klanttevredenheid. Op dit moment zijn er miljoenen ISO 9001-certificaten uitgereikt aan bedrijven in verschillende sectoren over de hele wereld.

De certificering heeft niet alleen bijgedragen aan verbeterde bedrijfsprestaties, maar heeft ook het vertrouwen van klanten en partners vergroot, wat essentieel is in een competitieve markt.

Een kompas voor organisatie…

ISO 9001 heeft een indrukwekkende reis doorgemaakt sinds zijn oprichting in 1987. Van een eenvoudige norm voor kwaliteitsmanagement is het uitgegroeid tot een wereldwijd erkende standaard die organisaties helpt te excelleren in hun bedrijfsvoering.

Als De Kwaliteitsmaker begrijpen wij de waarde van ISO 9001 en streven we ernaar om bedrijven te ondersteunen bij het behalen en behouden van deze certificering. Het is niet alleen een bewijs van onze toewijding aan kwaliteit, maar ook een garantie voor onze klanten dat ze kunnen vertrouwen op onze diensten.

In een wereld die voortdurend evolueert, blijft ISO 9001 een kompas voor organisaties die streven naar excellentie en continue verbetering. Bij de Kwaliteitsmaker vormt deze norm dagelijks de leidraad bij onze klanten.

Wil je meer informatie over implementatie van ISO9001? Neem gerust contact op.